実務に役立つ！！ワンランク上のエクセル講座（後編）

実務に役立つ！！ワンランク上のエクセル講座（前編）の続きです。「かゆい所に手が届く」ようなエクセルで実用的な表を作成する際のポイントを紹介します。

お題を整理しますと

「アルファでは毎日、利用者さんにお弁当を提供していますが、毎日どれくらいお弁当を提供して、月末に合計でどれくらい提供をしたか確認できるチェックリストのようなものを作ってください」

というものでした。

ポイントとしては

1. 必要事項（日ごとに数が分かって、月末に合計がわかるもの）が盛り込まれているか？

2. だれでも扱いやすい表か？

3. 制限時間内（一時間）に作成できるか？

以上でした。

後編では表を作成する際のポイントをお伝えします。

基本作成ポイント

それでは、表を作成する際の基本的なポイントをお伝えします。

必要事項が盛り込まれているか？

（そもそも何のために作った表ですか。表を作る目的は「日ごとに数が分かって、月末に合計がわかるもの」でしたね。）

誰でも扱いやすい表になっているか？

（頼まれていないものまで追加していないですか？色々な情報や欄を加えすぎて扱いづらい表、面倒な表になっていないですか？始めて扱う人でも分かりやすい表になっていますか？）

カラー？白黒？

（カラーは見やすいが、印刷コストがかかってしまう。パソコンの中だけで管理する表はカラーを使ってもよいが、プリントアウトを前提とする表は白黒が好ましい。←企業によってはカラープリントを許可制などにしている場合もあるため。また、カラーを使う場合は２色くらいが望ましい。）

用紙の大きさは？

（用紙の大きさは？A3だと大きくて見やすいが、収納するファイルが少ない。A4は一般的で収納するファイルなども豊富）

ワンランク上の作成ポイント

ここからは「かゆい所に手が届く」ワンランク上の作成ポイントをお伝えします。

①　フォントを意識してみよう。

皆さんはパソコンで何かを打ち込んで他の人に見せる時、フォントを意識していますか？
代表的なフォントをいくつかご紹介します。

以下は実際に私が作成した表を見ながら解説していきます。（ちなみにゴシック体、A4サイズで作成しました）

②　意外と見過ごしてしまう「題名の重要性」

題名を不明確なものにしてしまうと何のための表なのかが分かりにくい。この表の場合、「お弁当（をいくつ）提供（したか）数（を）確認（するための）表」ということです。（お弁当在庫表・お弁当管理表のような題名にしてしまうと「目的」が抜けてしまい、曖昧な題名になってしまいす。）

③　扱い方は明確ですか？

「どこで？いつ？誰が記入（打ち込み）をするのか？」がはっきりしていますか？この表だと「どこで（冷蔵庫に貼ってある）」「だれが（準備するスタッフが）」が明確になっています。

④　表の行方は・・・？

提出先や保管方法は明確か？一か月後にこの表はどうする（ファイリング？廃棄？）のか？　この表の場合、月末に施設長へ提出し、施設長が押印（右下に押印欄）をして保管します。一年間はファイリング保管をしてその後廃棄となっていますので、最終的な扱いまでが明確になっています。

⑤　いつから使っているのか？

この表を作成した日付を記入しておくと、後々「なんでこの表を作ったのか？」「いつから始めたのか」が分かります。表の改訂を行った時は「変更 2020.10.1」などと記載するとさらに分かりやすいです。

⑥　管理のイメージ

ファイリングを目的とするのならばリング分の余白を空けているか？
プリントアウトを前提とした表はバインダーに挟んだり、マグネットで留めたり、ファイリングをしたり、ということが考えられるので、その分の余白をイメージしましょう。「ファイルをしたり、どこかに貼りつけたり」ということを想像してみましょう。

何のために表を作るのか？

以上がワンランク上の表作成テクニックです。せっかく表をつくるのですから「誰もが使いやすくて、目的を果たせて、自分たちの仕事がより円滑に」なるために、想像力を高めていきましょう。くれぐれも「表を作ったことで余計な仕事が増えてしまった。何のために表を活用しているのか誰も分からない。」ということのないように、また「どうしていいかわからない表がどんどん溜まって困る」ことのないように、最初に活用方法や保管方法などを詰めておくといいでしょう。

日頃から色々な表に意識して接しましょう

日ごろから意識してみましょう。自分が様々な場面で目にした表など、「見やすい、見にくい、扱いやすい、扱いにくい」などなぜそう思ったのかを意識すると、想像力が高まります。

施設長　花輪